Mesmo estando em casa e fazendo uma gestão mais flexível das nossas tarefas, as premissas base para manter a nossa produtividade mantêm-se, sendo uma delas a priorização dos vários assuntos que temos em mãos. Assim sendo, e para não perder este aspeto de vista a DICA que se segue serve para ilustrar/relembrar a Matriz das Prioridades.
Elisabete Silvestre - Gestora de Projetos de Formação e Consultoria em Desenv. Pessoal e Organiz. e Facilitadora de Workshops certificada • 27 de maio de 2020
A Matriz das Prioridades
• Esta matriz ajuda a estabelecer a prioridade/ ordem pela qual irá abordar as tarefas que tem em mãos. Pode ser aplicada a qualquer período de tempo – um dia, uma semana, um mês ou mesmo um ano;
• O eixo vertical representa a urgência/ não urgência da tarefa e o eixo horizontal a importância/ não importância de que a tarefa se reveste no atual momento;
• Não Importante / Urgente: Se é algo urgente mas não suficientemente importante, aplique a regra do “menor” esforço. Ou seja, faça-a da forma mais rápida e que lhe requeira o menor esforço possível;
• Urgente / Importante: Ao colocar uma tarefa no quadrante urgente e importante, então deverá realizá-la o mais rapidamente possível. A definição exacta de “rapidamente” pode variar. Por exemplo, comece por considerar o dia de hoje e liste neste quadrante, as tarefas por prioridade;
• Importante / Não Urgente: No caso de ser uma tarefa importante mas não urgente, leve algum tempo para pensar sobre o que tem que fazer e planear. Tenha o cuidado de alocar de imediato no seu calendário este tempo de planeamento e cumpra-o rigorosamente quando chegar a hora;
• Não Urgente / Não Importante: Quando se tratar de algo que considere que nem é urgente, nem é importante então coloque a si próprio/a questão: "Porque é que estou a fazer isto?" e se possível ignore ou cancele esta atividade.
Agora é só pôr em prática! Experimente: Pegue na sua lista de tarefas. Escolha o período de tempo a que se aplica, como por exemplo se é para o dia, para a semana ou para o mês. Desenhe o diagrama numa folha de papel ou no computador e coloque cada tarefa no seu respetivo quadrante. Percorra depois metodicamente todos os itens, começando pelo mais urgente e importante. #juntosnadistancia ;)
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