1. Calendarize o seu dia
Calendarize o seu dia e  tente cumprir o calendário que estipulou. Uma ótima ferramenta para isso é o Outlook, não só serve para enviar mails e convocar reuniões, como também serve para calendarizar e atribuir tarefas (a nós próprios e/ou aos colegas). Permitindo ainda, o acompanhamento e implementação da tarefa atribuída. Quando calendarizar o seu dia, não se esqueça de contabilizar as suas pausas de forma a obter timings realistas para realizar as tarefas atribuídas. Como estamos a viver um momento VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), sendo que, o que é realidade agora pode já não o ser mais logo, nunca se esqueça de considerar 20% do tempo disponível para tarefas urgentes, não calendarizadas como é o caso dos e-mails. É importante reservar um tempo específico para responder a e-mails. Se não limitarmos esta atividade a um período de tempo específico, acaba por não fazer mais nada. 

2. Faça pausas regularmente
Faça pausas regularmente e saia da "zona de trabalho".  Vá até ao jardim, à varanda ou simplesmente troque de divisão. Estes pequenos momentos são importantes para renovar energias e manter a produtividade. Experimente a técnica Pomodoro, ideal para manter o foco de uma forma positiva (reveja esta técnica na nossa dica #1). 

3. Prioritize (2x)
Prioritize, pense no que é urgente e no que é importante. Uma excelente forma para organizar essas tarefas e prioriza-las de forma eficaz é através da "Matriz de Eisenhower". Esta encontra-se dividida em 4 quadrantes: Urgentes / Não Urgentes / Importantes / Não Importantes, permitindo-nos determinar quais as tarefas que devemos realizar no momento, as que podemos agendar para mais tarde, as que podemos delegar e atribuír a outra pessoa e por fim, as tarefas que não nos ajudam a atingir os nossos objetivos e que não devemos perder tempo a realizá-las. Saber gerir o tempo é um atributo muito importante sobretudo nos dias de hoje.

#juntosnadistancia ;)

Para lidar melhor com estes sentimentos negativos, há que:

1. Concentrar no que conseguimos controlar;

2. Recordar que já atravessámos situações críticas com sucesso;

3. Ter em mente que é uma situação temporária;

4. E reenquadrar o momento retirando dele o que tem de positivo (por exemplo estarmos mais tempo com os nossos filhos e/ou cônjuge, fazermos tudo aquilo para o que normalmente não temos tempo, aproveitarmos a maior flexibilidade que temos para gerirmos a nossa rotina diária, ...)

Estes passos são uma forma de trabalhar a nossa resiliência, tão importante para ultrapassarmos o que estamos a viver e o que nos espera nos próximos tempos.

Resiliência é a nossa “capacidade de defesa e recuperação perante fatores ou condições adversas”. Por outras palavras, é a nossa capacidade de lidar eficazmente com problemas, superar obstáculos e resistir á pressão de situações adversas, transformando as experiências negativas em aprendizagens e oportunidades de mudança e crescimento pessoal. #juntosnadistancia ;)

Para aqueles que queiram aprofundar este conceito, juntamos 3 links que ilustram a Resiliência na prática:
- Resiliência, para que serve?
- The three secrets of resilient people
- How to be your best self in times of crisis

A Matriz das Prioridades

• Esta matriz ajuda a estabelecer a prioridade/ ordem pela qual irá abordar as tarefas que tem em mãos. Pode ser aplicada a qualquer período de tempo – um dia, uma semana, um mês ou mesmo um ano;

• O eixo vertical representa a urgência/ não urgência da tarefa e o eixo horizontal a importância/ não importância de que a tarefa se reveste no atual momento;

• Não Importante / Urgente: Se é algo urgente mas não suficientemente importante, aplique a regra do “menor” esforço. Ou seja, faça-a da forma mais rápida e que lhe requeira o menor esforço possível;

• Urgente / Importante: Ao colocar uma tarefa no quadrante urgente e importante, então deverá realizá-la o mais rapidamente possível. A definição exacta de “rapidamente” pode variar. Por exemplo, comece por considerar o dia de hoje e liste neste quadrante, as tarefas por prioridade;

• Importante / Não Urgente: No caso de ser uma tarefa importante mas não urgente, leve algum tempo para pensar sobre o que tem que fazer e planear. Tenha o cuidado de alocar de imediato no seu calendário este tempo de planeamento e cumpra-o rigorosamente quando chegar a hora;

• Não Urgente / Não Importante: Quando se tratar de algo que considere que nem é urgente, nem é importante então coloque a si próprio/a questão: "Porque é que estou a fazer isto?" e se possível ignore ou cancele esta atividade.

Agora é só pôr em prática! Experimente: Pegue na sua lista de tarefas. Escolha o período de tempo a que se aplica, como por exemplo se é para o dia, para a semana ou para o mês. Desenhe o diagrama numa folha de papel ou no computador e coloque cada tarefa no seu respetivo quadrante. Percorra depois metodicamente todos os itens, começando pelo mais urgente e importante. #juntosnadistancia ;)

Encontrar tarefas de forma mais rápida

Certamente já demorou algum tempo a tentar encontrar uma determinada tarefa que está agendada no canal Geral de um dos seus cursos (/equipa), isto se a estrutura existente da sua turma(/projetos) no MSTeams tiver diversas UFCD’s (/fases) de vários formadores (/ colegas).

A solução para encontrar as suas tarefas de forma mais rápida, poderá passar pela utilização das Categorias. Passe a incluir uma categoria na hora de criar tarefas:

Parte 1 | Criar corretamente as Tarefas

1. Crie uma nova tarefa de raiz ou crie a partir de uma já existente;
2. Atríbua um título à mesma;
3. Clique em "Adicionar Categoria", digitando de seguida o nome que lhe pretende atribuir. Pode ser o seu nome (como no exemplo apresentado na 1ª figura) ou a designação da UFCD (ou qualquer outra informação relevante para si) por forma a conseguir identificar as suas tarefas, agrupando-as em Categorias;
4. Preencha os restantes aspetos da sua tarefa e agende a mesma.

Parte 2 | Pesquise a Tarefa criada

1. Aceda às tarefas no painel lateral esquerdo do seu MSTeams;
2. Localize a sua turma (ou equipa);
3. Quando surgirem as tarefas, clique no ícone do filtro existente no topo e escolha a designação que atribuíu anteriormente à Categoria (Exemplo: "Pedro Santos");
4. Como pode observar, são apenas apresentadas as tarefas agrupadas à Categoria que selecionou, facilitando assim a pesquisa das suas tarefas.

Agora já sabe, sempre que criar uma tarefa não se esqueça de lhe atribuir uma nova categoria ou alguma que já tenha criado anteriormente. Bom Trabalho! #juntosnadistancia ;)