Nestes tempos diferentes que todos vivemos, certamente que um dos maiores desafios é a capacidade de nos adaptarmos tão rapidamente a novos modelos de trabalho e conciliá-los com as atividades domésticas e/ou parentais.

Tornou-se frequente precisarmos de tempo para uma reunião e sermos interrompidos pelos filhos, dispersar-nos em mil e uma tarefas profissionais e pessoais porque os dois mundos estão agora unidos fisicamente e chegarmos ao final do dia com aquela sensação de que fizemos pouco mas com um estado de cansaço e desanimo.

Pois bem, se se revê na descrição acima trago-lhe uma técnica que poderá ajudá-lo a ser mais produtivo, conseguir focar mais o que realmente é importante e com uma maior noção do tempo que cada tarefa lhe toma. O resultado dias mais produtivos e em paz. Chama-se Técnica Pomodoro.
O termo vem do italiano, e neste contexto define-se da seguinte forma:

conciliar (definição)
Pôr de acordo.
Pôr ou ficar em paz.
Combinar ou combinarem-se elementos aparentemente divergentes, contrários ou incompatíveis

Técnica Pomodoro: como funciona?

1. Pegue numa folha de papel e registe todas as tarefas diárias;
2. Categorize por prioridade;
3. Escolha uma e apenas uma (não importa quanto tempo vai demorar, é importante que sejam tarefas atingíveis e objetivas – por exemplo em vez de Fazer relatório XXX, poderá dividir em várias tarefas, Reunir dados, Pesquisar informação, Redigir relatório – escolha uma e apenas uma destas tarefas);
4. Inicie o Pomodoro de 25 minutos, tenha uma folha onde regista TODAS as interrupções internas e externas (apenas um registo simbólico não precisa revelar qual foi a interrupção). Se escolher interromper o seu Pomodoro com uma das interrupções, então o seu Pomodoro não foi concluído. Nota: Pode ter concluído o Pomodoro e não a tarefa, o que implica um novo Pomodoro ou vários até a concluir. No final saberá que aquela tarefa tem uma duração de x Pomodoros. Se terminou a tarefa antes do Pomodoro ocupe o tempo restante com a tarefa, revendo o que escreveu por exemplo;
5. No final do Pomodoro faça um check que assinale a sua conclusão (√);
6. Faça uma pausa de 5 minutos. Ocupe este tempo com algo agradável, ir à janela apanhar ar, beber um chá, ver as redes sociais, …
7. Volte à lista e procure uma nova tarefa e repita as instruções acima;
8. No final de 4 Pomodoros faça uma pausa maior de 30 minutos.

Então agora é a sua vez, procure um timer de cozinha ou uma ampulheta e comece agora o seu primeiro Pomodoro. Bom Trabalho! #juntosnadistancia ;)

Estabeleça uma estrutura de comunicação com a sua equipa:

As equipas de trabalho remoto são particularmente vulneráveis a problemas de comunicação. Para facilitar os processos de comunicação neste contexto:

1. Comece por definir os canais de comunicação que vão utilizar. Quais os que têm disponíveis e qual a finalidade de cada um dos canais escolhidos. Por exemplo, em que circunstâncias devem utilizar o e-mail? Devemos evitar inundações de e-mails, situação que já não é produtiva em contexto normal, quanto mais em contexto de trabalho remoto!

2. Crie espaços de “conversa”, quer seja para trocar informações rápidas e simples, quer seja para saber como é que cada um está. Pode utilizar aplicações de chat ou ferramentas de trabalho para equipas, como por exemplo o Microsoft Teams que tem esta funcionalidade de chat um-a-um ou em grupo.

3. Utilize os canais de comunicação de voz e de vídeo, como o telefone e a videochamada, para transmitir mensagens complexas, novas ou ambíguas. Como saber quando recorrer a um e a outro? Depende da mensagem que pretende transmitir. Se considerar que é importante "ver" ou se basta "ouvir" a outra pessoa para uma comunicação eficaz.

Conclusão: Sabemos que em termos de comunicação temos ao nosso dispor canais mais ricos e canais mais pobres. Assim, importa ter sempre em atenção que os canais de comunicação mais ricos devem estar ao serviço de mensagens complexas, novas ou ambíguas. Por ordem, consideram-se canais mais ricos os de vídeo, seguidos de voz, chat ou mensagens e por fim o e-mail. Bom Trabalho!
#juntosnadistancia ;)